Dokumentenverarbeitung mit KI: Daten aus PDFs, Rechnungen und E-Mails
In Rechnungen, PDFs, Formularen und E-Mails stecken Daten, die im Team oft von Hand abgetippt werden. Mit KI werden daraus saubere, strukturierte Datensätze, die direkt in der vorhandenen Software landen. Ich entwickle das für Unternehmen ohne eigene Entwickler und für Teams, die erfahrene Unterstützung brauchen.
KI gehört fest zu meiner Arbeit, deshalb geht es schnell. Bei der Genauigkeit bleibe ich sorgfältig. Falsche Daten im System machen später viel Arbeit.
Antwort innerhalb eines Werktags.
Was zur Dokumentenverarbeitung mit KI gehört
Vom eingehenden Dokument bis zum geprüften Datensatz.
Daten aus PDFs extrahieren
Positionen, Summen, Daten, Namen und Adressen aus PDFs, in festen Feldern. Das Modell muss sich an ein Schema halten, und jedes Ergebnis wird geprüft.
Rechnungen automatisch auslesen
Lieferant, Beträge, Steuer und Fälligkeit werden automatisch erkannt und an die Buchhaltung oder das ERP übergeben.
E-Mails und Formulare
Bestellungen, Anfragen und Aufträge aus E-Mails oder Webformularen werden zu Datensätzen, nach Art sortiert und an die richtige Person weitergeleitet.
KI-Texterkennung für Scans
Gescannte oder fotografierte Dokumente liest ein Modell, das auch das Layout versteht. Das hilft, wenn ein altes OCR-Programm an Tabellen scheitert.
Prüfung und Kontrolle
Regeln erkennen unmögliche Werte, Summen, die nicht aufgehen, und fehlende Felder. Unklare Fälle landen bei einem Menschen, mit dem Dokument direkt neben den erkannten Daten.
Übergabe an die vorhandene Software
Die Datensätze gehen über die API in Datenbank, CRM, ERP oder Buchhaltung. Ein Protokoll zeigt, welche Daten aus welchem Dokument stammen.
So arbeite ich
Viele meiner Kunden kommen mit einer Idee, einem Repository, einem kurzen Video oder einer Liste von Problemen zu mir. Mehr braucht es am Anfang nicht. Ich sehe mir an, was vorhanden ist, mache daraus einen Plan und setze ihn um.
Mit Claude Code, Codex und eigenen Agent-Workflows lese ich mich in Code ein, plane Änderungen, schreibe Tests, refaktoriere und suche Fehler. Das ist kein Vibe Coding, sondern erfahrene Softwareentwicklung in deutlich höherem Tempo.
KI zuerst, mit Prüfung jedes Feldes
Mit Claude Code, Codex und eigenen Agent-Workflows setze ich die Extraktion schnell um. Getestet wird mit den eigenen Dokumenten des Kunden. Dazu kommen Prüfungen, die unsichere Ergebnisse markieren.
Die Kontrolle bleibt bei mir
KI schreibt einen großen Teil meines Codes. Die technischen Entscheidungen treffe ich trotzdem selbst. Jede Änderung lese und teste ich, bevor sie live geht. So bin ich schnell und bleibe dabei sorgfältig.
So, wie es für den Kunden passt
Manche Kunden wollen jede Änderung sehen, bevor sie live geht, andere überlassen mir das Deployment. Manche möchten regelmäßig telefonieren, die meisten bekommen lieber schriftliche Updates. Ich arbeite gerne asynchron und stelle die wichtigen Fragen trotzdem, sobald sie auftauchen.
Mit dem Blick eines Unternehmers
Ich betreibe selbst mehrere Online-Angebote. Deshalb denke ich bei jedem Projekt Traffic, Conversion, Umsatz und Support mit, und ich sage offen, wenn sich etwas nicht lohnt.
So können wir zusammenarbeiten
Zum Festpreis, als monatliche Pauschale oder nach Stunden. In jedem Fall arbeite ich persönlich am Projekt, ohne Agentur dazwischen. Wenn noch unklar ist, welches Modell passt, reicht eine kurze Beschreibung des Projekts. Ich schlage dann eines vor.
Beispiele aus meiner Arbeit
Projekte, in denen aus unordentlichen Daten saubere Datensätze wurden.
Marktdaten rein, geprüfte Berichte raus
Nutzer definieren Abläufe über Marktdaten aus mehreren APIs. Die Anwendung vereinheitlicht die Daten und erstellt Berichte mit KI, mit Validierung, Credits und Stripe-Abrechnung im Produkt.
Händlerbestände als saubere Inserate
Fahrzeuge europäischer Autohäuser werden importiert, mit Herstellerdaten ergänzt und als Inserate auf dem Marktplatz und auf anderen Automarktplätzen veröffentlicht.
Kontaktdaten aus gescrapten Seiten
Eine Laravel-Plattform auf mehr als 30 Servern liest gescrapte Webseiten, findet Link-Möglichkeiten und die Kontaktdaten der Betreiber und speichert sie als Datensätze für automatische Kampagnen.
Das sagen meine Kunden
"What stood out about working with Vincent was how methodical and efficient he was. He started by really digging into our requirements, asking clarifying questions until he had a solid understanding."
"He also turned customer discussions into clear technical requirements and documented his work so the rest of the team could build on it."
"Vincent was easy to work with and produced high-quality code. Would recommend."
Fragen und Antworten
Wie genau ist die Datenextraktion mit KI?
Das hängt von den Dokumenten ab. Vor dem Livegang sind die Ergebnisse an einer Auswahl eigener Dokumente zu sehen. Felder, die eine Prüfung nicht bestehen, gehen an einen Menschen.
Ist das besser als klassisches OCR?
Bei sauberen, festen Formularen kann klassisches OCR reichen. Bei wechselnden Layouts, Tabellen und Handschrift lesen aktuelle KI-Modelle deutlich besser.
Was passiert mit den Dokumenten?
Die Dokumente werden im eigenen System verarbeitet und nur für die jeweilige Anfrage an den Modellanbieter geschickt. Ich erkläre, was wohin geht, und wir wählen Anbieter, deren Bedingungen zu den Anforderungen passen.
Funktioniert das auch mit Rechnungen in mehreren Sprachen?
Ja. Die Modelle lesen Deutsch, Englisch und die meisten anderen europäischen Sprachen, und die Felder sind immer dieselben.
Lässt sich das an Buchhaltung oder ERP anbinden?
Ja, wenn das System eine API oder einen Import hat. Die Daten gehen mit einem Hinweis auf das Ursprungsdokument hinein.
Wie wird abgerechnet?
Zum Festpreis, wenn das Ziel klar ist, als monatliche Pauschale für laufende Arbeit oder nach Stunden. Ein paar Sätze zum Vorhaben genügen, dann schlage ich ein Modell vor.
Projekt anfragen
Welche Dokumente ankommen, wie viele es ungefähr sind und wo die Daten landen sollen. Ein paar Sätze genügen. In meiner Antwort steht, wie ich es umsetzen würde und was es kostet.
Lieber kurz telefonieren? 30 Minuten buchen. Eine E-Mail an contact@vincentschmalbach.com geht auch.